Alrededor de Navidad o justo después, muchas empresas grandes y medianas suelen organizar un evento para presentar el balance del año que se acaba: sus logros, los objetivos alcanzados y los objetivos previstos para el siguiente ejercicio.
En Activenti nos ocupamos también de la planificación y ejecución de ese tipo de eventos empresariales por excelencia. Lo que supone liberar a nuestros clientes de numerosos quebraderos de cabeza.
Aunque cada evento es único y diferenciado para cada cliente, podemos plantear una serie de consignas o consejos generales a tener en cuenta:
1. Tener presente la duración del evento:
- Una jornada: un poco apretado, pero posible. Se puede planificar la presentación por la mañana, reuniones de formación en grupos más pequeños por la tarde y coctel o cena de gala por la noche.
- Dos jornadas: más aconsejable si el evento incluye conferencias o parlamentos de representantes de la empresa. También en el caso de que asistan visitantes extranjeros, que se desplazan a la ciudad únicamente para el evento de nuestra empresa. Se puede confeccionar un programa de visitas paralelo exclusivamente para ellos.
2. Secretaría Técnica: imprescindible para planificar, coordinar y controlar todo el evento. Básicamente:
- Confección, envío y control de invitaciones.
- Producción de documentación de soporte.
- Traducción simultánea, en el caso de que sea necesaria.
- Coordinación de salas, grupos y horarios.
- Traslados.
- Coordinación de actividades, incluidas cenas y comidas.
3. Actividades paralelas:
Aunque a priori tenga otros objetivos, un evento sigue consistiendo fundamentalmente en potenciar la relación personal, la base para crear lazos duraderos y generar confianza. Reservar siempre un espacio para ello, ya sea entre diversos actos o con actividades de cohesión de equipos que las fomenten.
4. Merchandising: muy importante para generar sentimiento de pertenencia al grupo entre los asistentes al evento. Desde papelería a maletines y usb con información del evento.
5. El elemento diferenciador: busca el elemento diferenciador, que cree y mueva las emociones de los asistentes. Por ejemplo, creación de una obra de teatro específica para el evento, con personajes y situaciones que reflejen la casuística en la que se encuentren los empleados, proveedores y clientes.
Nuestro mejor consejo: no escatimes en fotografía y video. Este material te será muy útil en el momento del evento y a posteriori, para boletines, videos fotográficos, resúmenes, videos de promoción de la empresa, etc.
