Organizar una convención internacional para una ONG: Más juntos, más lejos
Cada evento posee vida propia. En la organización de eventos para el Tercer Sector es fundamental contar con espacios adecuados para el debate y la participación activa de los asistentes. Asimismo, es importante “crear un ambiente”, conseguir una decoración que case perfectamente con las características del evento.
Bajo el lema “Más Juntos, Más Lejos”, en Activenti organizamos la Asamblea Anual de Dianova, celebrada en Madrid, y la fiesta de celebración del 10º Aniversario de su fundación. Durante los tres días de la convención, 200 representantes de los 11 países miembros de la organización presentaron e hicieron balance de los resultados conseguidos ese año y se presentaron los objetivos para el nuevo período.
Las tareas principales llevadas a cabo consistieron en la localización del espacio para la asamblea y para la cena de celebración del 10º Aniversario, el diseño y producción de elementos decorativos y corporativos y la gestión de la Secretaría Técnica del evento (producción de documentación y acreditaciones para los asistentes, gestión de asistencia, control de asistencia in situ), y reportajes fotográficos y de vídeo. Además, por tratarse de una convención internacional, se gestionaron todos los alojamientos y traslados y los servicios de traducción simultánea.
Dianova es una ONG internacional, con estatus consultivo ante el Consejo Económico y Social de Naciones Unidas (ECOSOC), y asociada oficial de la UNESCO. La red Dianova opera en 11 países de América y Europa donde desarrolla programas y proyectos innovadores en educación, juventud, prevención y tratamiento de adicciones, así como en áreas de desarrollo socio-comunitario.
¿Cómo quieres que huela tu evento?
¿Cuántas veces has pasado ante una panadería y te han dado ganas de comer ese pan tan rico? ¿Cuántas veces al oler hierba fresca has recordado cuando jugabas de pequeño en el campo? ¿O el perfume de esa persona que pasa por tu lado en la calle y te recuerda a alguien querido?
Según datos recogidos en un estudio de la Universidad de Rockefeller (Nueva York). El ser humano recuerda el 35% de lo que huele, frente al 5% de lo que ve, el 2% de lo que oye y el 1% de lo que toca. Así mismo el sentido del olfato es capaz de recordar hasta 10.000 fragancias, mientras la vista solo reconoce 300 colores.
Todo esto sucede porque el olfato es el único sentido conectado directamente con el sistema límbico, que a su vez está conectado al sistema nervioso central, por lo que un determinado olor puede generar en nosotros un recuerdo inmediato de una emoción, de un hecho pasado y puede generar una determinada conducta o atención.
¿Cómo puede ayudarte el marketing olfativo en tu evento?
Cuando te planteas realizar un evento lo primero en que hay que pensar es en el objetivo de ese evento y en los asistentes al mismo, que serán quienes compren tu producto o servicio. Para ello hay que tener en cuenta su comodidad, mezclarla con tu objetivo y agitarlo todo perfectamente. El resultado es el impacto que desees generar en los asistentes a tu evento.
Y para generar el impacto que hará que te recuerden mejor y durante más tiempo es muy importante todo lo que dirás, las imágenes que mostrarás, pero un 30% más importante es lo que huelan las personas que asistan. Por lo que tendrás que pensar muy bien en el concepto que quieras comunicar y asociarlo a una fragancia. Así un producto sofisticado o de lujo no tendrá asociado el mismo aroma que uno para niños, al que puede asociarse una fragancia de chicle o chocolate. El aroma a flores o hierba siempre nos transmite frescura… La emoción que se genere con ese aroma siempre debe ser placentera, para predisponer al asistente a tu evento hacia tu marca, producto o servicio.
Y sobre todo probar. Tienes que realizar pruebas previas al evento para corroborar que has acertado a la hora de elegir la fragancia que lo aromatizará.
¡Anímate y pruébalo hoy!
Herramientas para eventos: CalendApp, el Google de los eventos
El motor de búsqueda de eventos CalendApp, creado por una desarrolladora española, ha presentado su versión 3.0, una herramienta imprescindible para no perderse ningún evento. La nueva versión resuelve el problema de las listas de eventos y crea un nuevo motor de búsqueda.
La aplicación CalendApp está disponible para iPhone y es gratuita. Te permite encontrar el evento ideal entre millones de eventos reales de todo el mundo, y ordenarlos por popularidad y afluencia.
La aplicación cuenta con un motor de búsqueda que permite conseguir resultados de más de 1.000 eventos en ciudades como Londres o Madrid y, además, ofrece los diez eventos más destacados en función de los intereses del usuario.
Esta nueva versión de CalendApp incluye una nueva tecnología de búsqueda llamada «calendario de eventos», que consiste en una lista ordenada de eventos, procedentes de múltiples fuentes, que los propios usuarios pueden procesar y ordenar. Cualquier usuario puede crear o seguir un calendario sobre cualquier tipo de eventos y ordenarlos por interés, lugar y ciudad. Una vez creado o seguido un calendario los usuarios recibirán notificaciones cuando se agreguen nuevos eventos.
Además, la aplicación cuenta con un chat en tiempo real para comentar los eventos antes de que tengan lugar o mientras suceden y compartir fotos y experiencias con otros usuarios de la aplicación.
Cómo sacar el máximo provecho:
1.- Busca millones de eventos de todo el mundo entre una gran variedad de fuentes como Facebook, Eventful, EventBrite, MeetUp y LastFM.
2.- Encuentra eventos clasificados por palabras clave, ciudad, lugar y usuario.
3.- Crea y sigue calendarios en función de tus intereses y lugares preferidos.
4.- Chatea en tiempo real y comparte fotos de los eventos y lugares.
5.- Consulta los eventos ordenados por popularidad y afluencia gracias a la organización inteligente.
6.- Sincroniza eventos y amigos con Facebook.
7.- Añade fácilmente tus propios eventos y compártelos con amigos y usuarios cercanos.
Evento – concierto para un aniversario muy especial
Nuestro cliente, la Asociación de la Parálisis Cerebral Aspace, deseaba convertir la celebración de su 50 Aniversario en un evento muy especial. Por ello, se organizó un concierto, “La Cerimònia de la Llum”, en la iglesia de Santa María del Mar de Barcelona, un entorno inolvidable.
Objetivos:
- Organizar un evento emotivo y singular, que conectara con el público asistente y ofreciera notoriedad antes, durante y después del evento, para lograr así una amplia repercusión mediática.
- Un evento abierto a la ciudad de Barcelona, con el propósito de dar a conocer la problemática diaria de los enfermos con Parálisis Cerebral y el trabajo que se realiza desde Aspace Barcelona.
Difusión del evento:
- Se realizó una convocatoria a los medios de comunicación off-line, con envío y seguimiento de una nota y un dossier de prensa y la posterior celebración de una rueda de prensa para presentar el evento.
- La difusión on-line consistió la difusión del evento en redes sociales y gestión y posicionamiento de la Asociación en redes sociales, labor que se continúa realizando hasta la fecha.
Resultado:
Un espectáculo bellísimo, tanto en luz, voz y sonido, que contaba con la participación de los asistentes, puesto que la entrada a la iglesia, dónde tenía lugar el concierto, formaba parte del mismo espectáculo.
Antes del espectáculo se realizaron los parlamentos de las autoridades que asistieron al mismo: Lluís Farrés -Presidente Asociación Parálisis Cerebral-, Joana Ortega – icepresidenta del Gobern de la Generalitat- y Raimond Blassi -Regidor de Mercats, Consum i Comerç-.
Otros servicios:
- Impresión, envío y seguimiento de invitaciones.
- Inscripción de asistentes mediante un call center, ya que el aforo era limitado.
- Envío de sms recordatorios del evento.
- Diseño y producción de carteles con los logotipos corporativos de los patrocinadores, que se ubicaron en las tres entradas de Santa María del Mar, para así dar visibilidad a los patrocinadores del evento.
- Contratación de personal de apoyo durante el evento: azafatas para el control de accesos, Servicio de Seguridad y Gestión de accesos: se acordonó la zona por la que los asistentes debían entrar al recinto.
- E-mail posterior de agradecimiento a los asistentes.
Xeebel, genera los cupones para tu evento
Tal y como venimos presentando hace unas semanas, esta es otra herramienta muy util para poder promocionar eventos en internet: Xeebel.
La mejor forma para garantizar que un evento sea un éxito consiste en asegurarse de que la convocatoria llega al público objetivo adecuado para ese evento. Xeebel es una nueva aplicación que permite, a los organizadores de eventos, generar sus propios cupones y enviarlos directamente a los teléfonos móviles de un grupo objetivo, por ejemplo, un determinado grupo de receptores de la propia comunidad de Facebook. De esa manera se evita, entre otras cosas, hacer spam en los muros de Facebook o la promoción convencional con flyers.
Los organizadores pueden seleccionar su audiencia mediante criterios convencionales como la edad y el sexo, pero también el lugar de residencia o incluso la localización actual.
Viajes de incentivos
¿En qué consiste un viaje de incentivo?
Un viaje de incentivos es un tipo de evento de empresa que combina a la perfección placer y trabajo. Por un lado, se trata de recompensar a los trabajadores por el esfuerzo realizado pero, al mismo tiempo, sirve para plantear y dinamizar nuevos objetivos.
Su función principal es motivar a los trabajadores y, como se desarrolla en un entorno distinto al habitual, permite esa relajación tan necesaria dentro del ambiente laboral. Los viajes de incentivos, al igual que las sesiones de cohesión de equipos, se tienen que planificar con todo detalle: visitas, conferencias, demostraciones, sesiones de team building, actividades deportivas o de aventura, nuevas experiencias, diversión y relax van de la mano.
¿Qué ventajas tiene un viaje de incentivos?
Un viaje de incentivos es una de las técnicas más utilizada por las empresas para motivar a sus trabajadores. Es una actividad planificada y diseñada para motivar a las personas a lograr los objetivos predeterminados por la empresa. Desde hace muchos años, los empresarios han descubierto que los viajes de incentivos son un buen sistema para fidelizar clientes, motivar a equipos de ventas, cohesionar departamentos y promover ventas.
En todos los casos, el objetivo buscado es crear una relación estrecha entre las personas que participan y fomentar los valores asociados a la empresa. Está demostrado que los trabajadores o clientes adquieren un mayor compromiso con la empresa tras una experiencia inolvidable.
¿Qué aportan a la empresa los viajes de incentivos?
- Fideliza a clientes.
- Incrementa las ventas.
- Se cierran acuerdos comerciales.
- Mayor motivación del personal.
- Mejora de la comunicación y fomento de las relaciones interpersonales.
- Incentiva a los trabajadores para lograr los objetivos propuestos.
- Fomenta el trabajo en equipo.
- Genera nuevas experiencias que nunca se olvidan.
Caso práctico: un gran premio para un gran esfuerzo
Una empresa del sector de TI, nos pidió organizar un viaje para todos aquellos trabajadores que cumplieran los objetivos anuales planificados por la empresa. En este caso, y teniendo en cuenta las necesidades y objetivos de la empresa, el destino escogido fue Sudáfrica, donde se combinaron actividades muy variadas: paseos en bicicleta o en caballo, inmersiones en jaula para ver tiburones, visitas a poblados indígenas, degustación de vinos… Todo ello unido a la oportunidad de disfrutar del paisaje, la fauna, la flora y la emoción de haber realizado un viaje diferente. La sorpresa fue grande… y las vivencias también.
Koliseo, plataforma innovadora para gestionar las entradas de tu evento
Os presentamos otra aplicación para promocionar eventos:
Koliseo, diseñada en España, es una plataforma de ticketing que permite gestionar la venta de entradas de cualquier evento de una forma sencilla, funcional y radicalmente innovadora. Puedes poner en marcha eventos de una forma rápida y tan fácil de utilizar que cualquier persona pueda adquirir las entradas para un concierto. Apta para superabuelitas. Además, tiene una imagen clara e impactante para impulsar al usuario hacia el objetivo final, la compra de entradas.
Mooveteam, nueva tecnología para team building en eventos
Organizar eventos no es tarea fácil. Influyen muchos factores que hay que tener en cuenta: desde la convocatoria a los asistentes, hasta la inscripción en el evento o la venta de tickets, pasando por el lugar, información que se quiera ofrecer a los asistentes para incitarlos participar, etc…
Las nuevas aplicaciones permiten desarrollar y promocionar eventos de manera cada vez más efectiva, tanto para llegar al público objetivo más idóneo, como para organizarlos más eficazmente en tiempo y desarrollo. Por ello, es muy interesante conocer algunas de estas herramientas y usar aquéllas que más nos convengan en cada caso.
Mooveteam es una aplicación pensada para organizar sesiones de team building multimedia en eventos, tanto indoor como outdoor, de una manera rápida y fácil, aprovechando las prestaciones del iPad. Usándolo como accesorio de juego y guía durante toda la actividad, el iPad ubicará a los usuarios en el mapa del lugar o la ciudad, les enseñará donde se tienen que realizar las diferentes pruebas y desvelará su contenido con preguntas, fotos, realidad aumentada y códigos QR.
También permite también enviar gadgets trampa al resto de equipos participantes. A su vez, los organizadores podemos conocer la situación de cada equipo, las pruebas superadas y las respuestas e interactuar con ellos.
Los cubos de Rubik no son sólo para jugar…
Hace años los niños jugaban con los cubos de Rubik, hoy nos sirven como soporte para exponer las fotografías del concurso “Jóvenes y metro”, una exposición itinerante organizada por Transportes Metropolitanos de Barcelona con motivo de la Semana de la Movilidad de Barcelona.
La idea era organizar una exposición efímera que reflejase la juventud y la movilidad y que, al mismo tiempo, fuese difícil de “vandalizar”, ya que se instaló en el vestíbulo de la estación de metro de Universitat.
Además, la utilización de los cubos de Rubik permitía agrupar de forma vistosa todas las fotografías finalistas del concurso y realizar con ellas un montaje en vinilo fotográfico, con un resultado sorprendente y muy impactante.
Herramientas muy útiles para organizar eventos en redes sociales
Cada vez es más necesario el apoyo de las redes sociales a la hora de gestionar eventos. En muchos casos, la comunicación es más efectiva, aunque sigue siendo necesaria en función del tamaño del evento. Por ello, es muy interesante conocer algunas de estas herramientas y usar aquéllas que más nos convengan.
Facebook te lo pone un poco más fácil
¿Vas a celebrar este año tu cumpleaños con la misma gente y en el mismo lugar que el año pasado? ¿Va a ser tu cena de Navidad de la empresa en el mismo restaurante? Quizá no tengas que crear un evento nuevo desde cero en Facebook.
Ahora la red social permite coger un evento creado anteriormente, o a los que se asistieron, y repetirlo en la red social, actualizando las fechas. Se trata de una nueva aplicación para replicar un evento anterior y actualizarlo para que esté vigente en el presente, aunque si hay cambios (nueva hora, más invitados, etc.) también se puede editar y actualizar.
Notability, la herramienta para tomar notas en conferencias y eventos
Notability es una aplicación para tomar notas con iPad, que integra avanzadas funciones de escritura a mano, anotación en PDF, escritura con teclado, grabación y organización para poder tomar notas con iPad sobre la marcha.
Ventajas: permite grabar al tiempo que tomamos notas. Las grabaciones de audio enlazan automáticamente con nuestras notas. Guarda una copia de seguridad en la nube, por lo que podemos disponer de ellas desde los servicio de Cloud más habituales: Dropbox, Google Drive, Box o WebDAV.
Eventable, promoción de eventos y calendarios para empresas
Descubrimos una posiblemente efectiva herramienta de marketing llamada Eventable con la que empresas, negocios u organizaciones tendrán la posibilidad de compartir y actualizar sus calendarios de eventos con los usuarios suscritos a ellos. Para compartir un calendario la organización interesada podrá colocar un botón de “follow” insertable en su sitio web o portal que permitirá al usuario acceder al calendario de eventos de la empresa desde su mismo calendario personal.
Eventable soporta diversas plataformas de calendarios, entre ellas Google Calendar, Outlook o iCal. Además de poder explotar su objetivo principal como herramienta de marketing diseñada para empresas y negocios, Eventable también permitirá al usuario guardar determinados calendarios en cuyos eventos y actualizaciones estén interesados al suscribirse, por ejemplo, a los calendarios de equipos deportivos favoritos o similares.
enREdate te ayuda a conectar con los asistentes a tus mismos eventos
Una nueva aplicación para móviles que te permite conectar con el resto de participantes que están en el mismo evento que tú, gracias a la geolocalización.
Desde el mismo instante de llegar a un evento, desde el menú de la aplicación puedes visualizar en una lista los usuarios que están conectados, añadirlos a tu lista de amigos y enviarles mensajes privados o públicos. Para ello sólo tienes que estar físicamente en el evento. También puedes participar del chat general, enviando comentarios u opiniones.
